House of Change für Veränderungsprozesse

Vier Zimmer für erfolgreiche Change Management Beratung!

Anpassungsfähigkeit und Agilität werden immer bedeutsamere Werte für Unternehmen, um auf dem schnelllebigen Markt bestehen zu können. Ein gutes Change Management Berater ist dabei unerlässlich, da Veränderungsprozesse alle Hierarchieebenen betreffen. Die meisten Organisationsentwicklungs- Projekte scheitern, da die MitarbeiterInnen nicht mit im Boot sitzen und die neuen Entscheidungen nicht mittragen. Denn das Gewohnheitstier Mensch reagiert auf Neuerungen nun mal schnell mit Angst und Verunsicherung. Dabei fallen wir leicht wieder in alte Verhaltensmuster, die uns Sicherheit geben, zurück.

Für eine erfolgreiche Organisationsentwicklung braucht es eine kompetente Führungskraft, die wie ein Leuchtturm das Team im Boot durch den Prozess leitet. Schauen wir uns mal genauer an, was uns „auf hoher See“ erwartet und wie wir Kurs halten können.

Und das House of Change des schwedischen Psychologen Claes F. Janssen, ist dafür ein hilfreiches Erklärungsmodell. Es hilft allen Beteiligten sich immer wieder zu verorten – man weiß sozusagen wo man gerade steht.

Vier Zimmer für einen Veränderungsprozess

Im Haus der Veränderung gibt es vier Zimmer, jedes dieser Zimmer beschreibt einen anderen emotionalen Zustand im Zuge eines Veränderungsprozess.

Die grundlegende Aussage des House of Change Models ist, dass jeder Mitarbeiter bei einer Veränderung immer durch alle vier Zimmer geht, auch die Führungskräfte.

Deswegen ist das Modell auch hervorragend geeignet, um das Verhalten von Menschen z.B. im Zuge der digitalen Transformation oder auch in Krisensituationen zu erklären. Es kann sehr hilfreich sein, um das eigene Team sicher durch eine Veränderung zu navigieren.

Ein Haus für Organisationsentwicklung

Aber emotionale Zustände sind etwas komplexer, daher werfen wir zunächst einen Blick auf die Herkunft des House of Change. Das Haus der Veränderung ist nämlich eine Weiterentwicklung der Change-Kurve von Elisabeth Kübler-Ross.

Sie war eine schweizerisch-US-amerikanische Psychiaterin und Sterbeforscherin und schuf ein weltweit beachtetes Fünf-Phasen-Modell, welches den Umgang sterbenskranker Menschen mit ihrer Situation beschreibt. Sie stellte fest, dass Patienten die mit dem Tod konfrontiert sind, alle ähnliche Phasen durchlaufen.

Sie konnte beobachten, dass die emotionalen Zustände der meisten Menschen sich immer dann verändern, wenn die wahrgenommene Steuerungskompetenz zu oder abnimmt. Also durch das Gefühl der Kontrolle. Je mehr Kontrolle wir vermeindlich in einer Situation haben, desto besser geht es uns.

Die vier Zimmer der Veränderung lassen sich 1:1 aus der Change-Kurve von Kübler-Ross ableiten und bieten einen kompakten und leichten Zugang zum emotionalen Erleben von Veränderungen. Daher hat sich dieses Model, im arbeiten mit Unternehmen, sehr bewährt und findet große Akzeptanz.

Die vier Phasen der Veränderung

Und zu guter Letzt werden Sie in der Praxis feststellen, dass bei Veränderungsprozessen die Übergänge zwischen den Zimmern, also dem emotionalen Empfinden, am spannendsten sind. Das lässt sich auch in der Abbildung oben sehr gut erkennen.

Denn in diesen Phasen findet der eigentliche Wandel statt. Der Wandel in welchem wir uns von einer Phase in eine nächste oder von einem Zimmer in das andere begeben. Der ungewisse Raum, der zwischen dem altbewährten System und dem neuen Unbekannten liegt, ist gefüllt mit Emotionen und Unsicherheiten. Im Kern geht es also darum in diesen Übergängen das Alte loszulassen und sich für Neues zu öffnen.

Und das wiederum bietet einer Führungskraft einen guten Anknüpfungspunkt um Hilfestellungen zu geben oder hilfreiche Rahmenbedingungen zu schaffen. Hier können Führungskräfte ganz konkret, die empfundene Kontrolle oder Steuerungskompetenz jeder und jedes Einzelnen wieder verbessern.

Aber werfen wir dazu einen Blick in die Praxis und auf ein konkretes Beispiel:

Phase 1:

Zufriedenheit – “Es lebe der Status Quo”

Die erste Übergangsphase zwischen Alt und Neu ist von Leugnung und Verdrängung geprägt. Wir wollen nicht wahrhaben, was da nun ansteht. Typische Reaktionen können „Das betrifft uns ja gar nicht“ oder „Hier muss eine Verwechslung vorliegen.“ sein. Auch werden häufig eindeutige Signale und Hinweise, die die Veränderung ankündigen, ignoriert.

⇒ Teil 1 Praxisbeispiel: Prozessoptimierung in einer Steuerkanzlei
Eine Steuerkanzlei stellt ihr Softwaresystem komplett um. Im Zuge dieser Neuerung werden gleichzeitig auch die Geschäftsprozesse optimiert und angepasst. Der Geschäftsführer ruft eine Betriebsversammlung ein und informiert die Belegschaft über die anstehenden Neuerungen. Viele MitarbeiterInnen meinen im Anschluss, dass die Änderungen gar nicht den eigenen Bereich betreffen und eigentlich alles relativ beim Alten bleibt. (Phase 1: Leugnung)

Phase 2:

Ablehnung – “Das darf einfach nicht wahr sein”

„Wozu soll das gut sein?“ und „Was ist der Sinn der Veränderung?“ sind typische Gegenfragen für die zweite Phase in einem Change Projekt. Diese ist gefüllt mit Emotionen wie Ablehnung, Wut, Aggression und Passivität. Die Opferhaltung und das Verschließen vor Neuem stehen im Vordergrund. Ganz gleich ist dabei, ob die Ablehnung sich auf das Neue an sich oder auf die Art und Weise der Veränderung bezieht.

Führungskräfte aufgepasst: Jetzt ist es besonders wichtig allen Emotionen im Team Raum zu geben und diese zu begleiten und gegebenenfalls in eine neue Richtung zu lenken. Die Phase des Widerstands ist oft schon entscheidend, ob ein Veränderungsprozess erfolgreich umgesetzt werden kann oder scheitert.

⇒ Teil 2 Praxisbeispiel: Prozessoptimierung in einer Steuerkanzlei
Das Projekt nimmt Fahrt auf und nach und nach werden alle Abteilungen mit der neuen Software ausgestattet und geschult. Die MitarbeiterInnen nehmen nun wahr, wie sehr sich die Arbeitsweise und -abläufe mit der neuen Software verändern. Sie fühlen sich nun übergangen, da sie mit den drastischen Änderungen nicht gerechnet haben und reagieren negativ auf die Neuerungen. (Phase 2: Widerstand

Phase 3:

Verwirrung – “Ist das ein Durcheinander”

In der dritten Phase der Veränderung wechselt der Blick von der Vergangenheit in die Zukunft und es stellt sich immer mehr Akzeptanz für die neue Situation ein. Der Wechsel von Passiv in Aktiv steht an: Schritt für Schritt wird das Alte losgelassen und Kraft für das Neue entwickelt. Es entstehen neue Möglichkeiten, die die Kreativität anregen. Jetzt heißt es ausprobieren, lernen und sich mit den Neuerungen anfreunden.

⇒ Teil 3 Praxisbeispiel: Prozessoptimierung in einer Steuerkanzlei
Aufgrund der kritischen Rückmeldungen der MitarbeiterInnen holt sich die Geschäftsführung Unterstützung bei einer Change Management Beratung. Es wird in mehreren Gesprächsrunden das Feedback aller Beteiligten eingeholt und diskutiert. Wertvolle Punkte, die bei dem Projekt bisher nicht bedacht wurden, kommen nun ans Licht und die Prozesse werden an verschiedenen Stellen neu angepasst. Die MitarbeiterInnen fühlen sich gehört und eingebunden. Sie probieren die neuen Arbeitsweisen aus und gewöhnen sich an die Abläufe. (Phase 3: Ausprobieren)

Phase 4:

Erneuerung – “Ich habe was dazu gelernt”
Die letzte Phase eines Veränderungsprozesses ist von Zustimmung und Erkenntnis geprägt. Widerstände und Zweifel sind aus dem Weg geräumt. Man hat sich ausprobiert und in die neue Situation eingefunden. Das Neue ist etabliert.

⇒ Teil 4 Praxisbeispiel: Prozessoptimierung in einer Steuerkanzlei
Nach einigen Monaten sind die MitarbeiterInnen voll umfänglich mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut. Sie arbeiten gerne mit der neuen Software und sind in den neuen Rollen angekommen. (Phase 4: Zustimmung)

Die House of Change Methode

Das Haus der Veränderung stellt also einen prototypischen Verlauf von Veränderungen dar. Und für unsere Arbeit mit Teams und Führungskräften im Unternehmen sind dabei noch folgende Aspekte besonders beachtens- und erwähnenswert:

• Negative Emotionen sind normal.

Sie sollten weder klein geredet noch unterdrückt werden.

• Es gibt keine Abkürzungen.

Jeder geht durch alle Zimmer/Phasen, auch die Führungskräfte. Je nach Art der Veränderung kann das so schnell gehen, dass jemand den Aufenthalt in einem Zimmer gar nicht bewusst wahr nimmt.

• Es gibt kein Gaspedal.

Wir können Aufenthalte in einem Zimmer nicht beschleunigen. Das heißt, der Aufenthalt in jedem Zimmer ist individuell verschieden. Während jemand schon im Zimmer der Erneuerung sein kann, mögen andere im Team noch im Zimmer der Zufriedenheit abhängen.

• Es gibt Rückfälle.

Das heißt, auch wenn jemand schon vermeintlich durch ein Zimmer durch ist, kann Er/Sie nochmal in ein vorheriges Zimmer zurückfallen. Unsere Aufgabe als Berater der Führungskraft ist es, diesen Rückfall zu verhindern.

• Je tiefer desto länger.

Je tiefgreifender eine Veränderung, desto länger dauert es. Wenn ein Unternehmen neue Büros bezieht, werden die Mitarbeiter diese Phasen ganz sicher auch beobachten können. Aber Sie sind in der Regel schneller durch alle vier Zimmer, als wenn ein Unternehmen sich einer digitalen Transformation stellt. Das Modell der logischen Ebenen, gibt uns und unseren Kunden einen Anhaltspunkt, wie tiefgreifend eine Veränderung ist. Je höher die Ebene, desto länger dauert es.

 5 Tipps zum persönlichen Umgang mit Veränderung

Das Vier Phasen Modell können wir also als Landkarte zum Umgang mit beruflichen Veränderungen verwenden. Aber auch für den ganz persönlichen Umgang lassen sich Tipps ableiten:

1. Eigene Emotionen zulassen und dazu stehen.
2. Akzeptieren – Es gibt Situationen, die sich nicht ändern lassen.
3. Aktiv bleiben. Hinterfragen, Begründungen fordern und mitgestalten.
4. Sich Zeit geben.
5. Neue Veränderungen als Chancen wahrnehmen.

„Wo sich eine Türe schließt,

öffnet sich eine andere.“– Moliére

Führungskräfte im Veränderungsprozess

Das Modell der Vier Veränderungsphasen nutzen wir also oft in der Change Management Beratung, da es ,wie sie vielleicht jetzt selbst erkennen konnten, Führungskräften wertvolle Hinweise auf Ihre Aufgaben in der Organisationsentwicklung gibt. So erfordert z.B. die Phase 2 viel emotionale Kompetenz seitens der Führungskraft dem Widerstand ausreichend Raum zu geben und diesen zu begleiten. Denn nicht der Widerstand selbst, sondern der richtige Umgang damit ist entscheidend.

Und wichtig zu beachten ist auch: Wenn man als Führungskraft selbst von den Veränderungen betroffen ist, sollte man sich mindestens in Phase 3 befinden, um Andere begleiten zu können. Mit den Vier Phasen lässt sich genau feststellen, wo jede/r einzelne MitarbeiterIn aktuell steht und abgeholt werden muss. Jede Phase erfordert dabei ein unterschiedliches Führungsverhalten:

Was wäre gutes Führungsverhalten?

Aber was wäre den jetzt ein stimmiges Führungsverhalten und wie können wir als Berater oder Führungskräfte das Haus der Veränderung optimal nutzen?

Als erstes hilft es dabei, um einen abstrakten Begriff wie “Change” begreifbar und besprechbar zu machen. Und typischerweise erreichen wir damit, dass Leute sich über Veränderungen auf einer Metaebene unterhalten können.

Zudem hilft es zu sehen, dass man als Einzelner nicht alleine ist, dass KollegInnen vielleicht im gleichen Zimmer stecken und mit den gleichen Gefühlen konfrontiert sind. Das schafft Verbundenheit in der Gruppe und stärkt damit ein extrem wichtiges Grundbedürfnis.

Und je nach Zimmer, brauchen Menschen und Mitarbeiter auch ein anderes Führungsverhalten und eine andere Ansprache. Das verlangt jeder Führungskraft eine deutlich höhere Flexibilität ab. Je nach Zimmer ist also ein anderes Führungsverhalten hilfreich. Besonders anspruchsvoll ist das in Zimmer zwei, denn da treten in der Regel die größten Emotionen auf.

Aber schauen wir uns das am besten der Reihe nach an, hier kommen unsere Tipps für alle vier Zimmer/Phasen:

Phase 1: Zufriedenheit

• Klarheit schaffen
• Mit der Realität konfrontieren
• Informieren
• Bewusstsein schaffen, warum Änderung notwendig ist

Phase 2: Ablehnung

• Widerstand als normale Begleiterscheinung von Veränderung annehmen
• Ursachen des Widerstands erfragen und Verstehen
• Raum für Emotionen geben und diese begleiten
• Verständnis zeigen
• Zeit für Gespräche im Team und mit den einzelnen MitarbeiterInnen einplanen

Phase 3: Verwirrung

• Zukunftsbilder und Perspektiven erarbeiten
• Eigenverantwortung und Selbstorganisation ermöglichen
• Rollen klären
• Kurzfristige Ziele und Erfolge schaffen
• Probiermöglichkeiten geben/ Experimente auswerten
• Konstruktive Streitkultur fördern
• Eigenverantwortliches Arbeiten ermöglichen

Phase 4: Erneuerung

• MitarbeiterInnen miteinbeziehen und zur Initiative ermutigen
• dem Team Raum für (Verbesserungs-) Ideen geben
• Nächste Schritte abstimmen und koordinieren
• Erfolge anerkennen und feiern
• Konstruktive Streitkultur fördern, im Dialog bleiben, Feedback geben
• Teambuilding:
  → Gerade zum Auftakt oder unmittelbar nach einem Veränderungsprozess in der Organisationsentwicklung kann ein Teambuilding eine sinnvolle Maßnahme sein um die Vertrauensbasis zu stärken und das Miteinander zu fördern.
  Was Teambuilding genau bedeutet und welchen Nutzen es für das Unternehmen hat haben wir im TEO Magazin für Sie genauer aufgeführt!

Leinen los!

Wie eingangs ja schon beschrieben, gleicht also ein Veränderungsprozess einer Seefahrt ins Ungewisse. Stürme und hohe Wellen können das Schiff jederzeit zum Kentern bringen. Und sitzen überhaupt noch alle im Boot? Sind wir noch auf Kurs? Ist Land in Sicht?

Es braucht einen kompetenten Kapitän, voll Zuversicht und Stabilität. Er muss das Team mit einbeziehen, Sorgen ernst nehmen und Emotionen begleiten.  Wie ein Leuchtturm sollte er Sicherheit im Dunkeln ausstrahlen und das Boot souverän zum Zielhafen leiten.

Aber ganz gleich wo Sie gerade in ihrem Veränderungsprozess sind, dass House of Change können Sie auf jede noch so große und kleine Veränderung anwenden. Sie können Ihren eigenen Weg durch die Zimmer besser verstehen und sind dafür sensibilisiert, dass auch starke Emotionen ein normaler Teil des Prozesses sind. Vor allem aber sehen Sie jetzt vielleicht klarer, dass wir zwar alle den gleichen Weg vor uns haben, aber jeder sein eigenes Tempo hat. Das ist nicht immer einfach auszuhalten, aber unerlässlich wenn Sie eine nachhaltige Veränderung erreichen wollen.

Viel Spaß und Geduld dabei!

Als Experten für Change Management Beratung begleiten wir Teams bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Veränderungsprozesse. Gerne können wir in einem kostenfreien digitalen Sparring gemeinsam herausfinden, wie wir Sie und Ihr Team in Ihrer Organisationsentwicklung unterstützen können. Wir freuen uns auf Sie!