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Empowerment für Teams

Wie Teams durch Hybrid Team Work erfolgreicher werden.

Corona war das perfekte Trainingslager für das Empowerment von Teams!

Es brauchte flexible und virtuelle Arbeitsformen. Fast! Jeder war gezwungen, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Es wurde ausgiebig geübt, Videokonferenzen sowie digitale Kollaborationstools sinnvoll zu nützen. Dadurch haben alle Beteiligten gelernt, dass virtuell viel mehr möglich ist als gedacht.

Die wichtigsten Erkenntnisse sind:

Viele Abstimmugsmeetings sind virtuell effizienter und zielführender.
Kreative Teamarbeit kann mit dem Einsatz von virtuellen Whiteboards gelingen.
Coaching und Selbstlernkurse funktionieren hervorragend in virtuellen Settings.
Mehr Pausen und kürzere, aber häufigere Treffen, verringern Ermüdung >Zoom-Fatigue< vor dem Bildschirm.
Kontakt und Beziehung gestalten und schwierige Themen bearbeiten, gelingt leichter in Präsenz.

Empowerment für Teams heißt also – die richtige Balance zwischen Arbeiten in Präsenz und virtuell zu finden.

Für viele Teams gilt es nun, neue hybride Arbeitsformen für sich zu entwickeln. Das beste aus beiden Welten.

Daher möchte ich im folgenden erklären, welche 4 Kriterien für das Empowerment von Teams zu beachten sind, wenn das beste aus beiden Welten genutzt werden möchte.

1. Effektivität & Motivation

Was hilft uns, als Team zielgerichtet und produktiv zu arbeiten?

Wenn wir die Learnings wie oben erwähnt ernst nehmen, dann bedeutet das für die Praxis folgende Rückschlüsse:

In der Produktion wird wahrscheinlich auch künftig überwiegend in Präsenz gearbeitet.
Kreative Entwicklungstätigkeiten und Meetings werden eher zusammen in einem Meetigraum stattfinden.
Konzentrierte Einzelaufgaben, werden am besten aus dem Homeoffice erledigt.

Wir können also aus drei unterschiedlichen Perspektiven auf das Thema Effektivität & Motivation schauen, um die jeweils bestmögliche Arbeitsweise für das Team zu wählen.

Was gibt uns Energie, was treibt uns an?

Auch in diesem Punkt können wir Rückschlüsse ziehen:

Mitarbeiter die lange Pendeln müssen, werden gern mehr von zu Hause arbeiten.
Teammitglieder, deren räumliche und/oder familiäre Situation zu Hause für Home Office ungeeignet ist, werden mehr im Büro arbeiten wollen.
In vielen Unternehmen braucht es jetzt Refraiming Authority – neue Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit.

Daher gilt für die Effektivität und die Motivation im Team: Legen Sie möglichst gemeinsam im Team fest, wo Sie arbeiten und wann Sie arbeiten sollten. Unabhängig davon, wie die Spielregeln im Unternehmen sind. Nutzen Sie dabei die beiden Entscheidungskriterien Effektivität und Motivation und Sie werden schlafkräftige Argumente erhalten. Besonders wenn Sie diese Form der Zusammenarbeit erst gegen strukturelle Hürden im Unternehmen durchsetzen müssen.

Folgende Fragen können die Diskussion im Team hilfreich unterstützen und strukturieren:

Welche Tätigkeiten können wir alle machen, wann wir wollen und wo wir wollen? (Remote und indiv.)
Welche Themen bearbeiten wir in virtuellen Meetings gemeinsam und wann planen wir diese Meetings?
Wie viele Tage sind wir im Büro, wie viele im Home- Office?
An welchen Tagen sind wir alle verbindlich im Büro?
Wie gestalten wir ein Qualitätsmeeting, an dem alle in Präsenz anwesend sind?

Nachdem Sie nun wissen, was Sie klären müssen und brauchen, um effektiv und motiviert an die Arbeit zu gehen, kommen wir zu einem weiteren Kriterium.

2. Meetings

Was braucht es wann und warum?

Angestellte in Deutschland verbringen durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche in Meetings, von denen sie 2,4 Stunden als unnötig empfinden!

Wir wissen alle aus eigener Erfahrung: Sind Meetings nicht sehr klar und zielorientiert, verlieren wir erst die Orientierung und dann die Lust. In der Folge arbeiten alle parallel an E-Mails und hören nicht mehr zu.

Daher hier erstmal eine Definition welche Arten von Meetings es grundsätzlich gibt und welchen Zweck diese erfüllen wollen.

Arten von Meetings:

1. Update und Koordinationsmeetings (Dailies, Weeklies, 1:1)

Zweck: Klarheit schaffen und Orientierung bieten.

2. Diskussion (Meinung bilden)

Zweck: Offener Austausch um viele Perspektiven zu hören.

3. Entscheidung treffen

Zweck: Keine Diskussion! Sondern nach einer bestimmten Methode z.B.: systemischer Konsent, eine Entscheidung treffen.

4. Social Event

Zweck: informeller Austausch.

Das bedeutet, Sie treffen sich immer zu einem bestimmten Zweck!

Wenn wir nicht den Rest unseres Arbeitslebens in unnötigen Meetings verbringen wollen, sollten wir diesem Zweck wieder mehr Aufmerksamkeit schenken und die Treffen im Team danach ausrichten.

Der Austausch und die Zusammenarbeit im Team können wunderbar funktionieren, wenn wir es richtig organisieren. Als Faustregel gilt: Meetings sind für die Kommunikation, reines Informieren geht auch schriftlich. Also kommen wir zum nächsten Kriterium.

3. Information & Kollaboration:

Dafür eignen sich virtuelle Plattformen für Kollaboration. Ein paar davon kennen Sie sicher bereits wie z.B.: Teams, Trello, Slack, Docs, etc.

Kollaborationsplattformen
Hier werden schnell und einfach Informationen ausgetauscht und gespeichert. Es müssen nicht alle zur gleichen Zeit in einem Meeting sein und es braucht Spielregeln, was wo gepostet und gespeichert werden soll.

Folgende Fragen können die Diskussion über den Austausch und die Zusammenarbeit im Team, hilfreich unterstützen und strukturieren:

Welche Informationen teilen wir nicht mehr im Meeting, sondern woanders?
Welche Kanäle und Boards verwenden wir im Team?
Wie posten wir Informationen, damit sie auch gefunden werden?
Welche Verantwortung haben wir im Team, Informationen zu teilen und sich Informationen zu beschaffen?

Aber das reicht in der Regel noch nicht aus, um einen optimalen Workflow zu kreieren. Dafür können Sie sich beispielsweise noch eine besondere Methode zu nutze machen.

Rahmen & Überlick:

Kanban Boards eignen sich perfekt für virtuelle Formate. Hier geht es darum einen Überblick zu erhalten. Die offene Fragen können dann im einem passenden Meeting geklärt werden.

Kanban Boards: Hier visualisiert ein Team alle relevanten Aufgaben und wer dafür verantwortlich ist. Ein Kanban Board kann leicht z.B. auf Microsoft Planner, Trello oder Jira erstellt werden.

Ein Kanban Board hilft dem Team:

Transparenz zu schaffen: Alle wissen, woran gearbeitet wird und wer wo den Hut auf hat.
Focus zu halten: Alle konzentrieren sich auf das Wesentliche und was nicht auf dem Board steht, hat keine Priorität.
Arbeits-Flow: Probleme und Konflikte werden schnell sichtbar gemacht und gemeinsam gelöst.

In der einfachsten Form hat ein Kanban Board drei Spalten, die den Status der Aufgabe anzeigen: To Do, Doing, Done.

Über das Board steuert sich das Team.

Die Mission definiert die Richtung, die OKR´s sind die Ziele auf dem Weg zur Mission und die Aufgaben um die OKR´s zu erreichen stehen auf dem Board.

xx

Wenn die Fragen, wie oben beschrieben, im Team beantwortet sind, haben wir die bestmöglichen Rahmenbedingungen geschaffen, um gemeinsam in einen Arbeitsflow einzutreten. Und jetzt kommt vielleicht sozusagen die Kür: Wir dürfen im Team streiten lernen und uns weiterentwickeln. Und das führt uns zum letzten Punkt den ich hier noch ansprechen möchte.

4. Feeback & Spannungen:

Zweck: Lernen!

Keine langen Diskussion oder Streitgespräche, sondern Spannungen mittels einer Methode lösen z.B. mit einer Retrospektive.

Feedback im virtuellen Raum geht auch stressfrei – man muss sich nur an die Regeln halten!

Die Vorlagen für eine Retrospektive finden sich in allen gängigen virtuellen Whiteboards wie z.B. Miro, Conceptboard, Mural etc.

Folgende Punkte können hilfreich unterstützen und strukturieren:

Fragen Sie aktiv nach, wie es den Teammitgliedern in der Besprechung geht. Je konkreter die Frage desto besser die Antworten!

Wenn ich gefragt werde wie ich mich fühle, sage ich gern gut oder schlecht. Wenn ich auf einer Skala bewerten soll, wie es mir mit etwas geht, kann ich meine Gefühle sehr einfach transparent machen.

Kamera an ist Pflicht! Denn nur dann können wir virtuell Kontakt aufnehmen. Ins Büro gehen wir auch nicht in Unterhosen und die künstlichen Hintergründe lassen jeden Raum optisch spielend leicht zur Chefetage werden.

Abschließend können wir zusammenfassen:

Empowerment für Teams ist die Voraussetzung für hybrides Arbeiten!

Hybrid Team Work nutzt konsequent die Möglichkeiten aus beiden Welten.

Daher sind die Kriterien im Team zu klären:

Effektivität & Motivation: Wo können wir zielgerichtet und motiviert arbeiten?
Meetings: Welcher Zweck wird wie erfüllt?
Information & Kollaboration: Welche Informationen fließen wo?
Feeback & Retrospektive: Wie können wir gemeinsam lernen?

Aber machen wir uns nichts vor, die neuen Freiheiten und Möglichkeiten haben jedoch auch ein paar Konsequenzen.

1. Mehr Flexibilität erfordert mehr Dialog

Wenn jeder an einem anderen Tag ins Homeoffice geht, kommt das Team nie geschlossen zusammen. Die Teammitglieder driften auseinander und sind schneller eine Gruppe von Freiberuflern, als jedem lieb ist. Es braucht konsequenten Dialog über Verantwortung, Teamziele, Koordination, Feedback und Erfolgsmessung. Dessen müssen sich alle im Team bewusst sein und die eigene Koordination übernehmen.

2. Mehr Freiheiten bedeutet mehr Verantwortung

Gerade in der hybriden Teamarbeit kann der Versuch, zu überprüfen, ob alle wirklich arbeiten, nur scheitern. Daher empfehlen wir, anstatt über Verantwortung explizit zu sprechen, folgende drei Aspekte: