Stressmanagement und der Sägezahneffekt

Tipps und Tools rund um Zeit für besseres Stressmanagement

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Das Phänomen: „Sägezahneffekt“:

Im folgenden erfahren Sie was der Sägezahneffekt ist, wir räumen mit dem Mythos des Multitaskings auf und geben ihnen 4 schnelle Stressmanagement-Tipps für konzentriertes arbeiten mit sowie 3 effektive Zeitmanagement Tools an die Hand. Aber fangen wir mit ihnen an:

Sie sitzen gerade an der Vorbereitung einer wichtigen Präsentation. Hochkonzentriert recherchieren Sie die Fakten für das nächste Chart. Da ploppt plötzlich ein kleines Infofenster in Ihrer Taskleiste auf: Eine neue E-Mail ist in Ihrem Postfach. Sie überfliegen die ersten Zeilen in der Vorschau und in Ihrem Kopf formt sich schon die Antwort. Aber die Mail kann warten, Sie widmen sich wieder Ihrer Präsentation. Kaum sind Sie zurück im Thema, klingelt nun das Telefon. Gedanklich switchen Sie also zum nächsten Projekt und geben dem Kollegen am Ender der Leitung die gefragten Informationen durch. Und im Anschluss geht es wieder zurück zur Präsentation. Wo waren Sie nochmal stehen geblieben? Jetzt klopft es an der Bürotür: Ein Mitarbeiter möchte Sie über den aktuellen Stand in einem Kundenprojekt updaten. Die Präsentation muss wohl noch ein bisschen warten …

Na, kommt Ihnen die Situation bekannt vor? So tolle Möglichkeiten und Vorteile uns die vielen Kommunikationswege auch bieten, so viele kleine Störer verstecken sich dahinter. Ganz gleich, ob die Aufgabe hoch komplex oder simpel ist – mit den vielen kleinen Unterbrechungen brauchen wir um ein Vielfaches länger, um sie zu erledigen, da wir uns immer wieder neu in die Thematik eindenken müssen. Im Stressmanagement oder auch Zeitmanagement spricht man bei Situationen wie diesen vom Sägezahneffekt.

Ein Effektivitätskiller: Der Sägezahneffekt

Im folgenden Bild sehen Sie die oben erzählte Situation als Grafik aus dem Stressmanagement aufbereitet. Sie verdeutlicht den Zeitverlust durch Störungen bei der Bearbeitung einer Aufgabe. Jede Unterbrechung kostet Zeit und Konzentration, denn Sie müssen sich danach wieder mühevoll in das Thema hineindenken.

Fluch und Segen zugleich: Das Home-Office

Durch die Corona-Krise war fast jedes Unternehmen gezwungen die Arbeitsplätze auf andere Räumlichkeiten auszulagern. Dank flexibler Lösungen konnten so die Betriebe am Laufen gehalten werden. Bezogen auf unser Stressmanagement und die Produktivität aber hat die Verbreitung von Home-Offices und dem ortsunabhängigen Arbeiten noch mehr Ablenkungen und Unterbrechungen in unseren Arbeitsalltag gebracht. Nachrichten als Chat, Anruf oder Mail und Besprechungen per Telefon oder Videocall sind in ihrer Anzahl enorm gestiegen. Zwischen all der Kommunikation und dem Terminmarathon bleibt die Zeit für konzentriertes Arbeiten oft auf der Strecke.

Tipp:

Und auch für das Teamgefüge selbst ist die physische Trennung und virtuelles Arbeiten eine Herausforderung. Zeitgleich bringt es auch enorme Chancen mit sich: Wie Teams durch Hybrid Team Work noch erfolgreicher werden, können Sie in unserem Blogartikel „Empowerment für Teams“ nachlesen.

Der Mythos Multitasking

Während es eine Zeitlang die Eigenschaft schlechthin war, ist mittlerweile bewiesen, dass Multitasking in der Effizienz absolut kontraproduktiv ist. Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehr als eine Sache auf einmal zu erledigen.

Und Multitasking ist ein Trugschluss: Auch wenn es sich so anfühlt, als ob Sie zwei Aufgaben zeitgleich bearbeiten würden, wechseln Sie in Wirklichkeit nur zwischen ihnen hin und her. Dieses „Task Switching“ verbraucht wertvolle Ressourcen und ist noch dazu eine große Fehlerquelle. Auch hier tritt der Sägezahneffekt auf: Anstelle von externen Unterbrechungen, stören Sie sich aber selbst stetig in Ihrer Konzentration beim Wechseln der Aufgaben.

Singletasking oder Monotasking

Das Gegenteil von Multitasking wird Singletasking oder auch Monotasking genannt. Statt zwischen den Aufgaben hin- und herzuspringen, richten Sie beim Monotasking Ihre Aufmerksamkeit auf nur eine einzige Aufgabe und der Sägezahneffekt bleibt aus. Fokus ist also der Schlüssel zu mehr Produktivität.

Das Ziel: Mit Fokus zum Flow

Wenn wir uns ausschließlich auf eine Aufgabe konzentrieren, sind wir nicht nur maximal produktiv, sondern haben auch die größten Chancen, den sogenannten Flow State zu erreichen. Im Flow State, sind wir so sehr in eine Aufgabe vertieft, dass wir Ablenkungen von außen ohne Probleme ignorieren können. Außerdem steigen in diesem Zustand Konzentration, Kreativität und Motivation. Die Bewältigung der Aufgabe fühlt sich mühelos an und Glücksgefühle werden gesteigert.

 4 schnelle Stressmanagement-Tipps für konzentriertes Arbeiten

Im Stressmanagement oder Zeitmanagement gibt es zahlreiche Tools und Techniken, die Sie in Ihrer Produktivität im Arbeitsalltag unterstützen können. Für einen schnellen Effekt reichen aber manchmal schon ganz kleine simple Veränderungen:

1. Mailbox
   
   Aktivieren Sie Ihre Mailbox. So laufen Anrufe nicht ins Leere oder stören Sie im Arbeitsfluss. Sie können die Rückrufe dann zu einem späteren Zeitpunkt erledigen.
2. Block-Aufteilungen
   
   Und da sind wir auch schon beim nächsten passenden Punkt: Teilen Sie sich Ihren Tag in unterschiedliche Blöcke ein. So können Sie z.B. eine Stunde als Block für oben genannte Rückrufe und andere Telefonate einplanen.
3. Bitte nicht stören-Funktion
   
   Auch in Ihrem PC gibt es in den verschiedenen Chatprogrammen eine „Bitte nicht stören“-Funktion. Beim Smartphone bietet sich z.B. der Flugmodus an, um für einen bestimmten Zeitraum keine Benachrichtigungen zu empfangen.
4. Zeitfenster für E-Mails
   
   Lesen und bearbeiten Sie Ihre E-Mails nicht mehr laufend, sondern nur noch gezielt zu bestimmten Zeitpunkten, z.B. morgens und nachmittags. So wird Ihre Aufmerksamkeit nicht immer wieder unterbrochen, aber Sie sind dennoch auf dem Laufenden und können tagaktuell auf Ereignisse reagieren.
5. Grenzen setzen
   
   Wenn wir nicht im Flow gestört werden möchten, müssen wir lernen uns und auch anderen Grenzen zu setzen. Und ganz bewusst reden wir hier von „Grenzen setzen“ und von „Nein sagen lernen“. Denn oft geht es nur darum, den Zeitpunkt der Bearbeitung neu festzulegen, anstatt sich jetzt aus der Konzentration rausreißen zu lassen.

Mehr zum Thema Flow & Self Empowerment finden Sie auch in unserem Blogartikel:

„Ist Self Empowerment die neue Leistungslust?„.

Mehr Fokus mit 3 effektiven Zeitmanagement-Tools

Neben den oben genannten schnellen Tipps aus dem Stressmanagement, gibt es auch noch komplexere Methoden, die uns helfen, unsere verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Deshalb haben wir im folgenden noch drei effektive Tools für Sie, mit denen Sie Ihren Tag sinnvoll strukturieren können.

1. Tool: Die ALPEN-Methode

Bei der ALPEN-Methode wird der Tag genau durchstrukturiert, sodass Sie einen Ablaufplan haben, nach dem Sie arbeiten können. Idealerweise nimmt die Tagesplanung maximal 15 min. in Anspruch und Sie bereiten den Tagesplan entweder am Vorabend oder morgens als Erstes vor.

A-L-P-E-N ist eine Abkürzung und steht für:

• A: Aufgaben aufschreiben
  Sammeln Sie alle Aufgaben, auch kleine Angelegenheiten und einfache Routineaufgaben, ungeordnet in einer To Do Liste.
  z.B. E-Mails beantworten, Kunde Müller anrufen, Präsentation vorbereiten, usw.
• L: Länge einschätzen
  Wie lange dauert eine Aufgabe? Notieren Sie für jeden Task einen geschätzten Zeitaufwand. Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie investieren können, wollen oder müssen. Ihre Erfahrungswerte helfen Ihnen dabei.
  B. E-Mails beantworten – 45 min., Kunde Müller anrufen – 15 min., Präsentation vorbereiten – 90 min., usw.
• P: Pufferzeit einplanen
  Ein besonderes Merkmal der ALPEN-Methode ist, dass hier Pufferzeiten von Beginn an berücksichtigt werden. In anderen Zeitmanagement-Konzepten kommen diese dagegen oft nicht vor. Dabei gilt folgender Richtwert: Lediglich 60 Prozent Ihrer Zeit sollten Sie konkret verplanen, der Rest wird zu gleichen Teilen für soziale Aktivitäten und unerwartete Ereignisse reserviert. Trotzdem kann es manchmal vorkommen, dass die zur Verfügung stehende Zeit einfach nicht ausreicht, um all Ihre Aufgaben an einem Tag zu erledigen, z.B. weil Ihre Leistungskurve abnimmt. Denken Sie also unbedingt auch daran Pausenzeiten einzuplanen!
• E: Entscheidungen treffen
  Nun sind wir am kniffeligsten Schritt der ALPEN-Methode angelangt. Jetzt dürfen Sie nämlich entscheiden, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen, welche Sie delegieren können, welche hintenangestellt werden und welche Sie streichen können. Kurz: Sie müssen Prioritäten setzen.
  →Hierbei können Ihnen verschiedene Methoden helfen, wie z.B. die Eisenhower-Matrix im zweiten Punkt unserer Tool-Liste. Auch das Pareto-Prinzip, das wir in unserem Newsletter 02/2023 vorgestellt haben, kann Sie beim Priorisieren unterstützen. Es besagt, dass sich mit 20 Prozent des Gesamteinsatzes 80 Prozent des geplanten Ergebnisses erreichen lässt.
  
• N: NachkontrollierenDie Nachkontrolle erfolgt am Ende jedes Arbeitstages, bestenfalls im Zuge der Vorbereitung oder Planung für den nächsten Tag. Ziehen Sie also Bilanz: Haben Sie all Ihre Ziele erreicht? Welche Aufgaben haben Sie nicht geschafft und warum? Waren die veranschlagten Zeiträume und Pufferzeiten ausreichend? Wo sind noch versteckte Zeitfresser? Mit der Zeit werden Sie immer besser und präziser einschätzen können, wie Sie Ihren Tag sinnvoll strukturieren.

2. Tool: Das Eisenhower-Prinzip

Eine wichtige und weitverbreitete Technik aus dem Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Die Grundidee dabei ist es, seine Aufgaben gezielt zu kategorisieren. Durch die Einteilung in vier Kategorien soll es einfacher werden zu entscheiden, womit man sich als nächstes beschäftigt.
Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Parametern:

• Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Sie keinem Ihrer Ziele näherbringt, gilt als unwichtig.
• Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn Sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann Sie die Aufgabe erledigen, ist die Aufgabe nicht dringlich.

Anhand dieser beiden Parameter, die auf einer horizontalen und einer vertikalen Achse aufgetragen werden, kann man Aufgaben in vier Quadranten einteilen:

• Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchstem Wert, was die Erreichung von Zielen angeht. Sie sollten sie daher sofort selbst erledigen. Nur wenn Sie sich selbst um diese Aufgaben kümmern können Sie sich sicher sein, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden.
• Wichtig, aber nicht dringlich: Da auch diese Aufgaben für die Zielerreichung wichtig sind, kümmern Sie sich selbst darum. Die Erledigung ist allerdings nicht an einen bestimmten Zeitrahmen in der näheren Zukunft gebunden. Es genügt daher, sich einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen.
• Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern. Aufgaben in diesem Quadranten eignen sich zum Delegieren.
• Weder wichtig noch dringlich: Aufgaben, die Sie Ihren Zielen nicht näherbringen und bei denen es obendrein egal ist, wann sie erledigt werden, haben den geringsten Wert. Diese Aufgaben kann man im Zweifel unerledigt lassen.

3. Tool: Die Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik kann man vor allem die Pausen produktiv nutzen. Ein Pomodoro ist eine 25-minütige Arbeitseinheit, nach der Sie eine fünfminütige Pause machen. Nach vier Pomodoros legen Sie eine Pause von etwa 20 bis 30 Minuten ein. Das Arbeiten in diesen kurzen Zeitspannen hilft, produktiv und motiviert zu bleiben.

Während eines Pomodoros sind Sie sehr konzentriert und fokussieren sich nur auf eine Sache. In der Pomodoro-Pause haben Sie dann Zeit, um Ihre Nachrichten überprüfen, soziale Netzwerke zu durchstöbern, sich einen Snack zu holen oder E-Mails zu beantworten. 

Fazit:

Das Wichtigste im Zeitmanagement ist: Ergebnis-Orientierung statt Aufgaben-Orientierung. Den eigentlich geht es im Zeitmanagement darum, Ziele zu erreichen und kreative – neue – Wege zu finden anstatt einfach fortzusetzen, was man sowieso schon macht.

Zusammengefasst geht es also bei gutem Zeitmanagement vor allem darum, dass wir zurück zur Selbstbestimmtheit finden. Die Informationen rasen nur so um die Welt und wir sind immer und überall erreichbar. All diese Möglichkeiten bieten uns enorm viele Vorteile.

In Hinblick auf fokussiertes Arbeiten rauben sie uns aber auch viel Konzentration und Zeit und wir können dem nur ganz bewusst entgegenwirken. Denn es liegt an uns zu entscheiden, wann wir welche Social Media Kanäle konsumieren und bedienen und wann wir erreichbar und verfügbar sind. Mit Organisation und Struktur im Zeitmanagement können wir so unsere Konzentration wieder bündeln und den Fokus gezielt setzen, um im Flow produktiv zu sein.

Haben Sie Interesse? Dann starten wir gemeinsam den ersten Schritt, mit einem unverbindlichen Erstgespräch.

Ganzheitliche Beratung

Kennen Sie die Störfaktoren bei Ihrer Arbeit? Wissen Sie, wo Sie noch besser priorisieren könnten? Wenn man tief im Thema und umgeben von vielen To Do-Listen ist, hilft manchmal ein klarer Blick von außen.

→ Oft stellen wir dabei fest, dass Zeitmanagement selten allein das Thema ist, sondern meistens mit Stressmanagement in Verbindung steht.

Für beide Herausforderungen ist unser Team spezialisiert und hat Tools und Tipps für Sie parat. Sprechen Sie uns einfach an, wir begleiten Sie gerne!